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會議預定需要注意哪些事情呢?

  當我們需要召開會議時,肯定要進行會議場地預訂,然而在預訂時有很多注意事項,而且都是需要及時進行解決和了解的,下面來看下進行會議預定需要注意哪些事情呢?
  
  一、會務組 
  
  1、提前確定會務組房間號,并通知參會來賓。
  
   2、會務組門牌明顯標識,便于來賓尋找。 
  
  3、建立酒店與會議團隊的溝通橋梁。
  
  4、24小時值班制,解決參會來賓各類疑難問題。
  
   5、開通網線便于與外界聯絡。 
  
  二、數據統計 
  
  1、確定標準服務用語,提供優質服務。 
  
  2、根據客戶提供來賓名單,準確了解來賓會務信息。
  
  3、根據臨行更改信息,及時調整相關數據。 
  
  4、準確安排接機、接站、住宿、用餐、VIP陪同及參會工作。
  
  三、交通服務 
  
  1、按照數據統計時間,準確接送來賓。
  
  2、根據來賓數量,合理安排車輛。
  
  3、車輛張貼明顯標識,便于來賓尋找。
  
  4、途中安排礦泉水及當天報紙,提供貼心服務。
  
  5、安排值班車輛,處理應急事件。 
  
  6、大型客車配備服務人員及各類設施,設施包括:音樂及DVD光盤、垃圾袋等。
  
  四、會議場地安排 
  
  1、根據具體會議流程安排好會議的時間地點。 
  
  2、提前檢查好會場布置情況,會場燈光和會議設備情況。
  
  以上這些方面是關于會場預定需要注意的事情。

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