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深圳策劃公司開展會務應該怎么做呢?

  深圳策劃公司開展會務應該怎么做呢?當會議策劃公司或者活動策劃公司在接到任務后,首要的任務就是進行提前對會議的會前、會中、會后進行周密的策劃,同時要考慮宣傳、布置、設計、物料、邀約、如果有旅游活動,還要考慮餐飲、住宿、接送安排等一系列,可以說會議策劃是一項甚是周密的系統工作,需要怎么做應該下面來看下:
  
  1、在會議開始之前,全局性的總體策劃還得由主辦方來做,做出會議進程“時間進度表”,除了電話聯系外,需要以書面文件或者通知單、邀請函的形式與各單位聯系,并取得明確答復(如書面文件或者通知單,邀請函需特殊制作,您還得與印刷廠商協商處理)。
  
  2、會議開始時參與報到工作,作好協調工作,分發資料,同時可以認識新朋友,加深與老朋友的關系。如果與會代表是要交會務費的,主辦方還得負責收取會務費。
  
  3、取得會議承辦方開出的可提供的服務項目表,針對所需的服務與會議承辦方簽署相關協議、合同,以法律手段保護自己的合法權益。
  
  4、主辦方必須自己制定出會議日程表和會議演講稿及相關報告內容,如果會議內容并不涉及內部機密,也可將情況告知會議承辦方,請他們協助制定。
  
  5、在會議承辦方幫助聯系酒店、機場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊等單位的同時,根據“時間進度表”進行及時的詢問,落實計劃的進度。
  
  6、正式會議開始之前,檢查會場的布置工作(燈光、音響、場形、綠化和特殊設備),確保萬無一失。
  
  7、報到結束后,及時通知會議承辦方最準確的人數、房間數,多出或少出的房間及時與酒店協調解決,避免酒店和您不必要的麻煩。
  
  8、一般情況下以電話通知各單位在何時、何地舉行會議,并確認各單位與會代表人數。
  
  9、制定與公司和此會議的總目標相一致財務預算。
  
  10、與會議承辦方協商制定出合理的用餐、叫醒、開會時間。
  
  11、做好會議期間的協調工作。
  
  12、會議結束后,根據實際情況做出此次會議的總結報告、備檔。
  
  以上是關于深圳策劃公司開展會務需要做好的工作。

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